Бизнес выбирает новые технологии

Современные технологии уверенно и, похоже, всерьез и надолго, вошел в бизнес-жизнь. Каждая фирма имеет то или иное программное обеспечение. Причем, в одних случаях организации используют готовые предложения (1C, к примеру), в других предпочитают инициировать создание собственных. Как бы то ни было, но  электронный документооборот – реальность современной предпринимательской деятельности.

Настолько, что возможность ограничиваться только им (без создания бумажной версии) в некоторых случаях закреплена на законодательном уровне. Разумеется, к электронным документам предъявляется целый ряд требование, и далеко не каждая компания решается перевести все дела в этот формат, но многие внедряют его хотя бы частично. Как бы то ни было, но подобное решение имеет множество преимуществ, одним из которых является организация грамотного хранения юридически значимых актов.

Более того! Создавать электронные архивы предпочитают сегодня даже те организации, которые не отказались от ведения бумажных. То есть фактически они создают дублированную версию стандартного архива, инициируя весьма популярное в настоящее время сканирование документов (подробнее - (см. сайт) тут).

Это позволяет одним «выстрелом», что называется, убить сразу нескольких «зайцев». Во-первых, освободить место, обычно занимаемое хранилищем юридически значимых актов. Во всяком случае, если воспользоваться услугой по внеофисному хранению документов, которую оказывают специализированные фирмы. В этом случае все просто – заключается договор с исполнителем, тот присылает своих специалистов, они аккуратно упаковывают, каталогизирует акты и увозят их на хранение.

Во-вторых, это возможность обеспечить молниеносный доступ к архиву. Как мы уже отмечали, изымаемые акты предварительно или в последующем сканируются. При этом уважающий себя исполнитель обязательно позаботится об удобной структуре архива, простом и понятном поиске.

Профессиональные услуги  (см. сайт) архивного хранения в случае, когда речь идет о солидной компании, находятся на очень высоком уровне. Это, в том числе, означает, что фирма позаботится об индексации документов, о наличии доступа к ним лиц, уполномоченных заказчиком.

При этом грамотная организация сделает так, чтобы последним не  пришлось устанавливать и осваивать новые программы – простота поисковых мероприятий и использование является главной характеристикой современных электронных архивов.

Должное внимание квалифицированные специалисты уделяют и вопросам безопасности электронных архивов.  Многие используют для этого технологии, взятые на вооружение банковским сектором. Передача данных осуществляется исключительно в зашифрованном виде, так что даже в случае несанкционированного попадания архивных сведений в сеть, они не окажутся достоянием широкой общественности.

При этом обычно электронный архив хранится на специальном сервере и непременно имеет резервную копию, что исключает утрату важных сведений в результате каких-то сбоев или поломок системы. Что, безусловно, является весьма значимым аспектом.