Архивирование документов

Вопрос архивирования документов возникает в том случае, когда заканчивается календарный год. Появляется необходимость архивирования документов, когда нужно упорядочить все бухгалтерские и прочие вопросы.

После того, как первичная документация проведена, ее необходимо качественно упорядочить. Хранение архивной документации происходит в определенном для этого места или в сейфе. Главным бухгалтеров назначается ответственное лицо, которое будет отвечать за архив.

Как правильно произвести данную процедуру, и какие законодательные акты регулируют данный процесс? Не всегда у предприятия есть возможность выделить человека для формирования архивов. Тогда появляется необходимость привлечения человека со стороны. Архивирование документов – это ответственный процесс, здесь важно ничего не упустить.

Сроки хранения документов определяются законодательством. По истечению сроков хранения документов, они уничтожаются. Но оправдано ли это? Что делать с документами, если их сроки хранения исчерпали себя? Можно ли хранить документы в электронном виде?

Около 80% документов предприятия – это бухгалтерские документы. Поэтому именно им нужно уделять большую часть внимания. Хранение и уничтожение бухгалтерских документов – это важная часть работы бухгалтеров, что добавляет очередную головную боль этих сотрудникам компании.

Разные виды документов имеют разные сроки хранения. Перед тем, как уничтожать документы, удостоверьтесь, что законодательство не поменялось. Ведь за это может последовать наказание. Поэтому вы должны иметь возможность быть уверенными в своих действиях.

По той или иной причине документы могут быть утеряны. Документы могут пропасть по вине третьих лиц. В этой ситуации данный факт должен быть подтвержден правоохранительными органами.

В первую очередь ответственность за хранение документации несет руководитель предприятия. Руководителем также может назначаться другое ответственное лицо, но это не снимает из руководителя ответственности. Средний штраф составляет от 2000-3000 рублей. Данный штраф накладывается на руководителя предприятия. Отсутствие первичной документации наказывается административным штрафом в размере 5000 рублей. К первичной документации отношение должно быть более серьезным. Поэтому они должны быть оформлены обязательно надлежащим образом. Архивирование документов играет очень большую роль.